Wie bereitet man eine Reisekostenabrechnung sinnvoll vor?
Betrieblich bedingte Reisekosten können Sie von der Steuer absetzen. Da Sie dies aber genau belegen müssen, ist die Abrechnung mit einem bürokratischen Aufwand verbunden. Wenn Sie aber einige Tipps beherzigen, können Sie das effizient erledigen.
Ordner statt Karton
Bei der Reiseabrechnung sind eine stete Führung der Buchhaltung und Ordnung die obersten Prinzipien. Füllen Sie Ihre Steuererklärung aus und haben vor sich nur einen Karton mit wild zusammengewürfelten, nicht beschrifteten Belegen, ist dies wenig hilfreich. Die Aufbereitung eines solchen Chaos, raubt unnötig Zeit und Nerven. Stattdessen sollten am Ende des Jahres sämtliche Ihrer Unterlagen in einem solchen Zustand sein, dass Sie die entsprechenden Summen nur noch in das Formular eintragen und die Rechnungen beilegen müssen. Das setzt voraus, dass Sie sich immer zeitnah darum kümmern. Sobald Sie einen Tankbeleg, eine Hotelrechnung oder andere abzugsfähige Belege haben, sollten Sie diese abheften und den Grund der Reise hinzuschreiben. Es empfiehlt sich, dafür einen eigenen Ordner anzulegen. Wenn Sie häufig dienstlich unterwegs sind, sammeln sich über zwölf Monate nämlich zahlreiche Ausgaben.
Software erleichtert die Abrechnung
Dennoch bleibt dieses Verfahren aufwendig, wenn Sie die Beträge manuell zusammenrechnen müssen. Zudem müssen Sie die Zahlenkolonnen in eine Tabellenkalkulation übertragen, falls Sie eine ansprechende Liste anfertigen wollen. Eine gute Alternative ist es deshalb, die Reisekostenabrechnung automatisiert zu erstellen. Mittlerweile gibt es eine Reihe an Softwareprogrammen auf dem Markt, die preiswert zu erwerben sind. Eine solche Investition macht sich bezahlt. Alle relevanten Daten können Sie auf diese Weise laufend im Programm aktualisieren und am Ende erhalten Sie mit wenigen Klicks eine Auflistung, die Sie zusammen mit den abgehefteten Belegen beim Finanzamt einreichen können. Erst recht werden Sie es schätzen lernen, eine Reisekostenabrechnung automatisiert zu produzieren, wenn Sie die einzelnen Posten genauer aufschlüsseln müssen. Häufig zahlen Arbeitgeber beispielsweise eine Pauschale, was dazu führt, dass Sie nur die Differenz zwischen tatsächlichen Kosten und dieser beim Finanzamt angeben dürfen. Eine Reiseabrechnung ist vergleichsweise leicht zu erstellen, wenn Sie sämtliche Belege ordentlich sammeln und beschriften. Mit einer entsprechenden Software können Sie zugleich sämtliche Einzelposten übersichtlich verwalten und die benötigten Listen und Summen bei Bedarf ausdrucken.
Épreuve: Dušan Zidar – Fotolia.com